Du möchtest Projekte aktiv begleiten und dabei die organisatorischen Fäden in der Hand halten?
Wir suchen aktuell: Projekt Assistenz / Dokumentation & Administration (m/w/d) in Dresden
Als Projekt Assistenz Dokumentation & Administration (m/w/d) unterstützt Du verschiedene Projektbeteiligte bei der Steuerung, Organisation und Nachverfolgung wichtiger Projektprozesse. Dabei sorgst Du dafür, dass technische Dokumentationen, Projektunterlagen und relevante Informationen jederzeit vollständig, aktuell und nachvollziehbar verfügbar sind.
Deine Aufgaben
- Steuerung, Pflege und Überwachung des gesamten projektbezogenen Dokumentenmanagements inklusive Dokumentenlenkung, Versionskontrolle, Freigabeprozessen sowie Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit aller Projektunterlagen
- Verwaltung und Aktualisierung von Dokumentenlisten, Statusübersichten, Projektberichten und relevanten Dokumentendaten unter Einhaltung definierter Qualitätsstandards
- Koordination und Abstimmung mit Kunden, Lieferanten, Subunternehmern, Baustellen, Projektteams und internen Fachabteilungen zu Dokumentationsanforderungen, Fristen, Vertragsunterlagen und Projektmeilensteinen
- Vorbereitung, Prüfung, Übersetzung, Versand und Nachverfolgung technischer sowie kaufmännischer Dokumente in deutscher und englischer Sprache
- Unterstützung der Projektleitung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, einschließlich Korrespondenz, Terminmanagement, Reiseorganisation, Reporting, Auswertungen, Protokollführung und Projektkommunikation
- Überwachung offener Dokumentationsanforderungen sowie Unterstützung bei der Sicherstellung von Termin- und Projektvorgaben während sämtlicher Projektphasen
- Unterstützung der Baustellen- und Projektteams bei der Nutzung projektbezogener Unterlagen sowie bei allgemeinen Aufgaben im Projektmanagement
Dein Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung im Projektmanagement, Projektservice, Dokumentenmanagement oder in der Projektassistenz
- Erfahrung im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen und digitalen Ablagestrukturen
- Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und Teams)
- Lernbereitschaft zur Einarbeitung in das Konzern-Tool
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
- Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
- Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Schnelle Auffassungsgabe sowie hohe Lernbereitschaft
Das erwartet Dich
- Attraktive Vergütung entsprechend Deiner Qualifikation
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Gesundheitsbonus von bis zu 600 € netto jährlich
- Persönliche Betreuung durch Deinen festen Ansprechpartner
- Langfristige Einsatzperspektive in einem spannenden Projektumfeld
- Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Einarbeitung
- Zugang zu exklusiven Mitarbeitervorteilen bei zahlreichen Partnerunternehmen
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Bitte sende uns Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (PDF, max. 3 MB) mit:
- Lebenslauf mit Bewerbungsfoto
- Relevanten Zeugnissen und Qualifikationsnachweisen
- Frühestmöglichem Eintrittstermin
- Gehaltsvorstellung
Ihr Ansprechpartner
Herr Alexander Hahl
Kontakt
Top Job Personal GmbH
Grabenstrasse 5
40213 Düsseldorf
+49 211 2203050
hallo@topjobpersonal.de
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